Regulamin Usługi EduOS

§1. Definicje

1. Usługodawca — Mariusz Żurek, zamieszkały w Bielsku-Białej, ul. Lipnicka 78/3 (43-300), świadczący usługę EduOS jako osoba fizyczna; właściciel platformy. Kontakt: kontakt@eduos.pl.
2. Użytkownik — osoba fizyczna lub prawna, która utworzyła konto w systemie EduOS.
3. Tenant — instancja klienta w systemie EduOS (szkoła, firma), posiadająca oddzielną bazę danych.
4. Dane — wszelkie informacje wprowadzone przez Użytkownika do systemu EduOS.
5. Usługa — platforma EduOS udostępniana w modelu SaaS (Software as a Service), obecnie nieodpłatnie. Warunki świadczenia Usługi mogą podlegać zmianom zgodnie z niniejszym regulaminem.

§2. Zakres usługi

1. EduOS jest platformą do zarządzania szkołami dodatkowych (robotyki, programowania, języków obcych, itp.).
2. Usługa obejmuje: zarządzanie uczniami, płatnościami, harmonogramem zajęć, komunikację z rodzicami, dziennik, raporty i integracje z zewnętrznymi serwisami.
3. Każdy Tenant otrzymuje fizycznie oddzielną bazę danych, zapewniającą pełną izolację danych.
4. Zakres funkcji zależy od wybranego Planu zgodnie z cennikiem na stronie /lp.

§3. Rejestracja i konto

1. Rejestracja wymaga podania: nazwy szkoły/firmy, imienia i nazwiska, adresu email oraz hasła (min. 8 znaków).
2. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych i ich aktualizacji.
3. Jedno konto email może być powiązane tylko z jednym kontem w systemie.
4. Użytkownik jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo hasła i nie powinien udostępniać go osobom trzecim.

§4. Model rozliczeń

1. Usługa EduOS jest świadczona nieodpłatnie, bez ograniczenia liczby uczniów, placówek ani czasu trwania. Warunki świadczenia Usługi mogą podlegać zmianom zgodnie z niniejszym regulaminem.
2. Korzystanie z usługi nie wymaga karty kredytowej ani innej formy gwarancji finansowej.
3. Usługodawca może udostępniać dobrowolne formy wsparcia rozwoju projektu, np. link do jednorazowego wsparcia. Korzystanie z takiego wsparcia nie jest warunkiem korzystania z usługi.
4. W zamian za nieodpłatne udostępnianie usługi, Usługodawca może przetwarzać zagregowane, anonimowe statystyki użycia platformy w celu jej ulepszania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes). Szczegóły w Polityce Prywatności.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia płatnych planów w przyszłości, z zastrzeżeniem 30-dniowego okresu uprzedniego powiadomienia oraz możliwością eksportu danych przed końcem okresu darmowego.

§5. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (umowa powierzenia — art. 28 RODO)

1. Forma umowy powierzenia. Niniejszy rozdział stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy Użytkownikiem (administratorem danych) a Usługodawcą (podmiotem przetwarzającym) w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, zawartą na czas korzystania z Usługi przez Użytkownika, w formie pisemnej, w tym elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO). Umowa powierzenia zostaje zawarta z chwilą akceptacji niniejszego regulaminu przez Użytkownika.
2. Przedmiot i charakter przetwarzania. Przedmiotem powierzenia jest utrzymywanie, przechowywanie, backupowanie oraz udostępnianie w ramach platformy EduOS danych wprowadzonych przez Użytkownika, w tym obsługa komunikacji transakcyjnej (e-mail/SMS/in-app) na zlecenie Użytkownika. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, wyłącznie w celu świadczenia Usługi; Usługodawca nie wykorzystuje powierzonych danych we własnych celach marketingowych ani ich nie sprzedaje.
3. Czas trwania przetwarzania. Przetwarzanie trwa przez okres korzystania z Usługi przez Użytkownika. Po usunięciu konta dane są usuwane w ciągu 30 dni, o ile przepisy prawa nie nakładają obowiązku dłuższego przechowywania.
4. Rodzaj danych osobowych. Dane identyfikacyjne uczniów (imię, nazwisko, data urodzenia), dane kontaktowe rodziców/opiekunów (telefon, e-mail), dane prowadzących zajęcia, informacje o obecnościach, płatnościach i fakturach oraz treść wiadomości wymienianych w komunikatorze platformy.
5. Kategorie osób, których dane dotyczą. Uczniowie (osoby małoletnie — dane wprowadzane przez administratora, który odpowiada za podstawę przetwarzania danych dzieci), rodzice/opiekunowie prawni, pracownicy i współpracownicy administratora (prowadzący, sekretariat).
6. Obowiązki Usługodawcy jako podmiotu przetwarzającego:
   • a) przetwarzanie wyłącznie na polecenie administratora; w razie uznania, że polecenie narusza RODO, Usługodawca niezwłocznie poinformuje administratora;
   • b) zapewnienie poufności — dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy;
   • c) stosowanie środków bezpieczeństwa zgodnych z art. 32 RODO, w tym: szyfrowanie transmisji (TLS), hasła przechowywane w formie skrótu kryptograficznego (hash), oddzielne bazy danych każdego Tenanta, kopie zapasowe, kontrola dostępu na poziomie serwera;
   • d) pomoc administratorowi, w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych, w realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw);
   • e) zgłaszanie administratorowi stwierdzonego naruszenia ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu (art. 33 ust. 2 RODO) wraz z informacjami umożliwiającym administratorowi ocenę ryzyka i obowiązków notyfikacyjnych;
   • f) uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomoc administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym przy analizie ryzyka;
   • g) po zakończeniu świadczenia Usługi — usunięcie lub zwrot wszelkich powierzonych danych zależnie od decyzji administratora, wraz z usunięciem istniejących kopii;
   • h) udostępnianie administratorowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwienie audytów — w zakresie proporcjonalnym do skali projektu, w formie dokumentacji opisującej środki techniczne i organizacyjne.
7. Podprocesorzy. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z usług podprocesorów utrzymujących infrastrukturę platformy: hosting i baza danych na serwerach zlokalizowanych w Polsce, dostarczanych przez SEOHOST (seohost.pl). Usługodawca zobowiązuje się informować Użytkownika o wszelkich zamierzonych zmianach dostawcy hostingu z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni roboczych, dając Użytkownikowi możliwość wyrażenia sprzeciwu. Każdy podprocesor zobowiązany jest do tych samych obowiązków ochrony danych jak Usługodawca; za działania podprocesora odpowiada Usługodawca (art. 28 ust. 4 RODO).
8. Integracje zewnętrzne (opcjonalne). Integracje z zewnętrznymi usługami (m.in. SMSAPI, inFakt, Fakturownia) są opcjonalne i uruchamiane wyłącznie przez Użytkownika (Szkołę) na jego wyłączną odpowiedzialność. Stanowią one odrębne powierzenie danych przez Użytkownika do tych usług — Szkoła samodzielnie wybiera dostawcę i zawiera z nim własną umowę. Usługodawca nie jest administratorem ani podmiotem przetwarzającym w zakresie danych przekazanych przez Szkołę do tych usług i nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie danych przez te usługi.
9. Transfer danych. Powierzone dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
10. Odpowiedzialność administratora. Administrator (Użytkownik) odpowiada za legalność zbierania danych uczniów i rodziców, w tym za realizację obowiązków informacyjnych wobec rodziców/opiekunów oraz uzyskanie wymaganych zgód, a także za poprawność i aktualność wprowadzanych danych.

§6. Dostępność i SLA

1. Usługodawca dołoży starań, aby zapewnić dostępność usługi na poziomie 99% w skali miesiąca.
2. Planowane przerwy techniczne będą komunikowane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z siły wyższej, awarii operatora hostingowego lub działań Użytkownika.
4. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzonych przez Użytkownika ani za skutki ich wprowadzenia i udostępniania przez Użytkownika osobom trzecim.
5. W zakresie dopuszczalnym prawem, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu świadczenia Usługi jest ograniczona do szkód wyrządzonych zawinionie oraz do wartości wpłat dokonanych przez Użytkownika na rzecz Usługi.

§7. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może zrezygnować z usługi w dowolnym momencie, kontaktując się z Usługodawcą.
2. Po rezygnacji Użytkownik ma 14 dni na wyeksportowanie swoich danych.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia regulaminu, w szczególności: wykorzystywania platformy niezgodnie z przeznaczeniem, prób dostępu do danych innych Tenantów, działania na szkodę platformy.

§8. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.
2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. O zmianach Użytkownik zostanie poinformowany drogą mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego.
4. Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy.

§9. Dane usługodawcy

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, usługodawcą jest:

• Imię i nazwisko: Mariusz Żurek
• Adres: ul. Lipnicka 78/3, 43-300 Bielsko-Biała, Polska
• Email: kontakt@eduos.pl

Usługa EduOS jest świadczona nieodpłatnie i nie stanowi działalności gospodarczej. Infrastruktura platformy (serwery i bazy danych) znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.